El futuro de los viajes de negocios.
El uso de la tecnología adecuada en los viajes de negocios puede generar ingresos.
Cada día, más de un millón de personas viajan por motivos laborales en Estados Unidos, con cientos de reservas de hoteles gestionadas cada minuto para cubrir las necesidades del viaje corporativo. Mensualmente, se procesan decenas de millones en reembolsos, lo que refleja un entorno dinámico y vibrante en el ámbito de los negocios y los viajes.
Para aquellos que se encargan de garantizar que sus empleados realicen viajes dentro de la política establecida, que lleguen a sus destinos sin contratiempos y que los gastos sean mínimos, la gestión de viajes empresariales puede resultar una tarea abrumadora. La búsqueda de vuelos, habitaciones de hotel y opciones de transporte terrestre en un entorno de precios fluctuantes, sumado a la variedad de canales y paquetes tarifarios disponibles, crea una sobrecarga de información. Preguntas frecuentes como “¿Puedo cambiar mi billete?” o “¿Se puede cancelar la habitación?” para cada reserva no son la mejor manera de emplear el tiempo.
Según encuestas recientes, el 45% de los gerentes de viajes afirman que negociar con hoteles se ha vuelto más complicado en los últimos cinco años. Señalan que ahora dedican más tiempo a negociar precios, comparar propuestas y buscar opciones de viaje, lo cual puede llevar a que una empresa pierda una cantidad significativa de dinero si no se cuenta con la información adecuada. La clave es utilizar la tecnología para aligerar estas cargas de trabajo.
Una empresa multinacional que cuenta con 52,000 empleados que viajan globalmente cada año llegó a un punto crítico en su plan de gestión de viajes. A pesar de haber trabajado con una compañía de gestión de viajes durante años, los empleados aún enfrentaban problemas de visibilidad de costos, acceso a tarifas flexibles y reservas de hoteles dentro de la política. Para mejorar la experiencia de los empleados al reservar, era necesario incorporar soluciones de reserva masiva automatizadas en sus sistemas. Después de asociarse con American Express Global Business Travel, integraron nuevas funciones como listas de espera, cancelaciones masivas y la posibilidad de reservar hoteles, lo que resultó en ahorros millonarios anuales.
Además de los grandes ahorros, la gestión de viajes se ha simplificado para los empleados. En caso de un cambio imprevisto de avión, pudieron hacer la reserva en menos de una hora, ahorrando tiempo y dinero. La atención que antes se dedicaba a gestionar interrupciones ahora se redirige a mejorar otros procesos, como consolidar los viajes de contratistas y extender tarifas aéreas con descuento a estas personas.
A pesar de la proliferación de reuniones virtuales y tecnologías de comunicación, el viaje de negocios sigue teniendo un papel fundamental. En febrero, el 80% de los 100 principales clientes de Amex GBT indicaron que sus gastos de viaje se mantendrían estables o aumentarían. Estas cifras se presentan en un contexto de incremento en los viajes post-pandemia, y los nuevos números reflejan un gasto superior al de antes de la crisis sanitaria.
Una parte importante de esta evolución implica el uso de la tecnología para simplificar los procesos de reserva, tanto para quienes gestionan su propio viaje como para quienes lo hacen en nombre de otros. Un impresionante 94% de los tomadores de decisiones en gestión de viajes y gastos expresa la necesidad de una solución integral, aunque solo el 58% de ellos comprende plenamente todas las tarifas relacionadas con los viajes que están manejando.
Amex GBT ha dedicado más de un siglo a construir relaciones en la industria, lo que le permite crear un mercado valioso donde se encuentran compradores y vendedores de viajes. Gracias a sus soluciones tecnológicas, las empresas pueden disfrutar de una experiencia personalizada y autogestionada que abarca desde la reserva de viajes hasta la gestión de gastos.
La innovación también está presente en la forma en que Amex GBT interactúa con sus usuarios. Un enfoque proactivo permite notificar automáticamente a los viajeros sobre retrasos o interrupciones, ofreciendo apoyo en lugar de esperar que ellos busquen ayuda. Esta mejora en la experiencia del cliente puede resultar en funcionalidades que antes no se consideraban posibles.
Por otro lado, aunque en la actualidad todos los sectores están promocionando herramientas impulsadas por IA, este enfoque aún no se ha limitado por completo a la industria de viajes. La fragmentación del sector y la preferencia de los viajeros por interacciones humanas dificultan la implementación de soluciones automatizadas. De acuerdo con investigaciones recientes, el 64% de los viajeros estadounidenses prefieren el apoyo de agentes en persona frente a servicios automatizados.
Amex GBT está en constante colaboración con más de 600 aerolíneas y 60 proveedores de trenes, además de ofrecer acceso a más de 2 millones de propiedades en 180 países. Esta red global permite a la empresa gestionar un promedio de 188,000 segmentos aéreos y 146,000 habitaciones de hotel cada día.
El viaje de negocios es fundamental para la innovación y el cambio organizacional. Los encuentros presenciales permiten crear relaciones auténticas entre equipos, lo que puede llevar a generar ideas que no surgirían en otros contextos. Aproximadamente el 50% de los empleados prefieren las reuniones en persona, resaltando la importancia de las interacciones cara a cara.
Cada dólar destinado a los viajes de negocios puede generar un promedio de $12 en ingresos, lo que subraya la importancia de considerar el gasto en viajes como una inversión estratégica para la empresa. Utilizar tecnología para optimizar esta inversión y mejorar la experiencia de los empleados genera un valor que puede ser difícil de medir.