Las empresas que gastan en exceso en SaaS podrían enfrentar más consecuencias que solo financieras.

Al entrar en muchas organizaciones hoy en día, es común encontrar que nadie tiene una respuesta clara sobre cuánto están gastando en software como servicio (SaaS). Esta falta de respuesta no es porque las personas no deseen saber, sino porque simplemente no tienen la información. Si se plantea quién es responsable del gasto en SaaS en la empresa, las respuestas suelen variar: "Finanzas se encarga", "Eso es tarea del área de IT" o "La verdad, depende".

Este escenario plantea un problema significativo. Las empresas están invirtiendo entre $9,000 y $17,000 por empleado al año en software, pero la mayoría no tiene claridad sobre lo que realmente están adquiriendo. La proliferación de herramientas de software en todas las funciones, impulsada por el incremento de la inteligencia artificial, ha creado un vacío entre la percepción de gestión que tienen las empresas y la realidad. Este déficit se vuelve más costoso con el tiempo.

El fenómeno del SaaS sprawl es más grave de lo que parece. Sucede cuando, por ejemplo, el equipo de marketing se suscribe a Canva Pro, el equipo de ventas utiliza Calendly, los diseñadores optan por Figma y el área de ingeniería adquiere otra licencia de GitHub. Mientras tanto, el departamento de IT ya está pagando por Adobe Creative Suite y Microsoft ya cuenta con funciones de calendario. Esto no solo genera un gasto innecesario, sino que se transforma en un problema conocido como SaaS sprawl, que drena recursos económicos de las empresas. Los datos recientes indican que las organizaciones utilizan un promedio de 112 aplicaciones SaaS, mientras que las grandes empresas pueden emplear hasta 447 herramientas diferentes. Este problema se ve amplificado cuando cada departamento actúa de manera autónoma, como si fueran pequeñas startups, creando un conjunto tecnológico incontrolable.

Al considerar que las empresas desperdician entre el 30% y el 50% de su presupuesto en SaaS por licencias no utilizadas, y que las fechas de renovación perdidas pueden costar más de $200,000 por caso, es difícil entender por qué muchas no abordan esta problemática de forma directa. La falta de una entrada centralizada o visibilidad sobre los contratos provoca descuidos. Las empresas renuevan herramientas que nadie usa, y, sin un marco de referencia, pueden pagar precios superiores al mercado o enfrentar sorpresas por renovaciones automáticas.

La llegada de la inteligencia artificial ha complicado aún más las cosas. En medio de este caos, la dirección busca que los equipos sean habilitados por IA, experimenten y aprendan, aunque el área de IT lucha por controlar una situación que se ha salido de manos. Los empleados están utilizando tarjetas corporativas para experimentar con nuevas herramientas de IA, como suscripciones a OpenAI, sumando compras que parecen triviales, pero que en conjunto forman un gran problema.

Es común escuchar discursos sobre innovación, mientras los equipos financieros ven como estallan los gastos. A menudo, las áreas de IT establecen procesos de aprobación que los empleados evaden buscando alternativas. Aquellos que afirman que la Shadow IT fomenta la innovación, erran al no reconocer que el gasto no supervisado es resultado de procesos deficientes. La innovación real ocurre cuando los equipos pueden explorar nuevas ideas sin eludir controles.

Asimismo, el problema de la seguridad no debe ser subestimado. Cada aplicación no autorizada puede convertirse en un punto de entrada para amenazas externas. Estudios revelan que uno de cada tres incidentes de seguridad involucra Shadow IT, y el costo promedio de una brecha de seguridad asciende a $4.9 millones. La falta de revisión de seguridad y aprobación en el uso de nuevas herramientas puede generar riesgos de cumplimiento enormes, poniendo en jaque a las empresas.

La proliferación de SaaS no siempre proviene de herramientas desconocidas, sino que frecuentemente se relaciona con nombres reconocidos en el sector tecnológico, como varias plataformas de colaboración o herramientas de diseño que se solapan sin un control de licencias. Cada nuevo proveedor implica más contratos y una mayor carga administrativa, lo que consume recursos valiosos.

Muchos equipos de finanzas y IT intentan abordar este desafío utilizando hojas de cálculo, akin a navegar una ciudad moderna con un mapa desactualizado. Esto no solo representa un problema de herramientas, sino también de responsabilidad. Si las áreas de aprovisionamiento o finanzas creen que es IT la que gestiona el gasto, y a su vez IT asume que son finanzas quienes llevan la cuenta, es probable que se pase por alto información crucial.

Es importante reconocer que cada dólar ahorrado en aprovisionamiento tiene un impacto directo en las ganancias. Reducir el gasto en SaaS solo en un 6% puede generar un aumento en las ganancias equivalente a un incremento del 20% en los ingresos. Algunas empresas han recuperado cantidades significativas al gestionar renovaciones con antelación y validar el uso de herramientas.

La solución no radica en prohibir las compras de software, sino en estructurar el proceso de manera efectiva. Las empresas exitosas no bloquean cada solicitud, sino que gestionan el gasto de software como una palanca estratégica. Algunas de las estrategias efectivas incluyen centralizar la solicitud y renovación de software, crear un inventario de herramientas, revisar renovaciones con meses de anticipación y medir la utilización de cada herramienta.

En conclusión, cada mes que se espera representa dinero que se pierde. Las renovaciones automáticas y las licencias no utilizadas continúan acumulándose. Para abordar estos problemas, es esencial empezar por obtener visibilidad y cancelar suscripciones innecesarias. A medida que la complejidad aumenta, es momento de tomar control no a través de una regulación excesiva, sino construyendo la transparencia y estructura que las organizaciones necesitan para ser eficaces y seguras.