Más allá de las listas de verificación: la cultura de privacidad de datos supera siempre a las políticas.

Las organizaciones frecuentemente postergan conversaciones cruciales sobre cumplimiento hasta que alcanzan un tamaño o ingresos específicos. Este enfoque reactivo es inherentemente arriesgado: datos recientes indican que el 52% de las empresas en el Reino Unido han enfrentado problemas relacionados con datos desde que el GDPR entró en vigor hace siete años. Abordar el problema únicamente cuando se convierte en una crisis legal o reputacional es, sencillamente, demasiado tarde.

La protección de datos no es solo un asunto concerniente a grandes empresas; debe ser una responsabilidad que abarca a toda la organización. Sin embargo, muchas organizaciones se limitan a designar a un equipo o a un empleado cuya función sea la privacidad, o a invertir en herramientas automáticas y marcos de trabajo. Al hacerlo, pasan por alto el componente más crucial: sin una cultura sólida, incluso las políticas y herramientas más robustas resultan ineficaces. La cultura, más que el cumplimiento, es lo que transforma verdaderamente las políticas en prácticas sostenidas.

A menudo, existe la creencia errónea de que la protección de datos se limita a los equipos legales, de cumplimiento o de TI. En realidad, prácticamente todos los departamentos lidian con datos sensibles a diario. Equipos de marketing gestionan las preferencias de los clientes, el departamento de compras evalúa el acceso a sistemas de proveedores externos y los equipos de producto recogen información de usuarios. Incluso los empleados en primera línea, que utilizan herramientas de inteligencia artificial, pueden exponer datos sin querer. La clave no radica en cuántos empleados tiene la compañía, sino en el volumen y la sensibilidad de los datos que manejan y cómo eso afecta la seguridad de la organización.

Por esto, la protección de datos debe ser vista como una responsabilidad compartida en toda la organización. El objetivo no es convertir a todos en expertos en cumplimiento, sino fomentar un entendimiento y responsabilidad compartidos. Esta capacitación empodera a los equipos a señalar problemas proactivamente, sin temor a ser culpables, cuando algo no parece correcto, y a conocer los canales de escalamiento. Esta vigilancia puede reforzar considerablemente las defensas y reacciones de la organización ante ataques cibernéticos maliciosos y errores humanos.

Es esencial que las empresas no esperen a escalar para adoptar esta mentalidad. Cuanto antes se integre la rendición de cuentas en el pensamiento diario, más fácil será mantener la confianza y mitigar riesgos a medida que crecen. Sin embargo, incluso con la responsabilidad compartida, las políticas seguirán siendo ineficaces si las personas no comprenden realmente por qué son importantes.

Un desafío común es que muchos empleados no captan la relevancia de la protección de datos. Todos en la organización deben comprender el tipo de datos que manejan, los riesgos potenciales asociados y las medidas de salvaguarda existentes. Sin un propósito claro, las políticas de datos pueden convertirse en pensamientos secundarios o, en el peor de los casos, en meros trámites burocráticos.

Para que la protección de datos sea realmente efectiva, la alta dirección debe definir y comunicar el "por qué" del programa y las políticas de protección de datos de la organización. Esto debe estar incorporado en la cultura de la empresa a todos los niveles, no solo en formaciones formales o auditorías, sino en discusiones y decisiones cotidianas. Los líderes juegan un papel crucial al cuestionar abiertamente la lógica detrás de las decisiones relacionadas con datos y discutir su impacto más amplio.

Además de los líderes, las empresas pueden crear espacios para que los empleados hagan preguntas y tornar visible el "por qué" de manera práctica. Esto puede incluir recoger retroalimentación de los empleados mediante encuestas para evaluar su comprensión sobre las políticas de privacidad, incluir explicaciones claras y simples en cada nueva política o herramienta para abordar lagunas de conocimiento, y tener campeones de privacidad que introduzcan momentos de "privacidad" en las reuniones de equipo, donde se anime a los empleados a plantear preguntas o explorar escenarios hipotéticos relacionados con el uso de datos.

Cuando los empleados comprenden el "por qué", entender los riesgos potenciales para la empresa, la confianza de los clientes y la situación legal se vuelve algo natural en lugar de una carga. Integrar esta comprensión en el comportamiento diario comienza con la formación y el apoyo continuo a los equipos.

La formación continua y específica es esencial para una protección de datos efectiva. Al ofrecer rutas de capacitación específicas y reforzar regularmente las políticas, las organizaciones pueden ayudar a sus empleados a adelantarse a los riesgos y tecnologías en evolución. Esta formación debe reflejar directamente los desafíos específicos de datos de cada función, desde equipos de marketing que gestionan consentimientos de clientes, hasta personal de compras que evalúa riesgos de proveedores, pasando por desarrolladores que manejan datos de usuarios de manera segura, entre otros.

Al mínimo, las organizaciones deben proporcionar capacitación formal anualmente, con actualizaciones o recordatorios más cortos trimestralmente para roles de alto riesgo o que manejan gran cantidad de datos, así como para los campeones de privacidad. Ejercicios basados en escenarios, como ataques de phishing simulados o ejercicios de respuesta a brechas, ayudan a reforzar el aprendizaje y a construir una resiliencia práctica. Puntos de contacto regulares, ya sea mediante actualizaciones internas, discusiones en equipo o consejos rápidos, mantienen alta la conciencia y ayudan a integrar la protección de datos en el pensamiento cotidiano.

Priorizar esta conciencia continua no solo asegura que las organizaciones cumplan hoy, sino que también las prepara para los desafíos del mañana. Dado que el 92% de los líderes empresariales en el Reino Unido afirma que una sólida privacidad de datos les otorga una ventaja competitiva, este compromiso con la conciencia reduce riesgos y también construye confianza.

En última instancia, asegurar una correcta protección de datos no se trata solo de evitar multas o cumplir con regulaciones, sino de ganar y mantener la confianza. Esto implica reconocer que es una responsabilidad de toda la empresa, comunicar claramente el "por qué" detrás de cada política y proporcionar a los equipos capacitación específica para mantenerse al día con los riesgos en evolución. También significa garantizar que la rendición de cuentas fluya desde arriba hacia abajo y viceversa. Ya sea que se trate de una startup o de una empresa en crecimiento, establecer esta base temprano crea una organización más segura, inteligente y de confianza.

Es el momento de invertir en la cultura de datos, no solo en los controles, porque la verdadera protección comienza con las personas.