Las mejores formas de digitalizar tus documentos.
Protege tus documentos importantes digitalizándolos.
Al prepararte para una mudanza, es común encontrarse con una gran cantidad de documentos en papel, que van desde tarjetas de felicitación hasta contratos de arrendamiento y cartas personales. Con el tiempo, estos papeles pueden acumularse, generando la necesidad de decidir entre guardarlos o desecharlos. Sin embargo, la digitalización ofrece una opción adicional: crear versiones virtuales de estos documentos para conservar y deshacerse del papel físico.
Hoy en día, con un sencillo smartphone o tableta, la digitalización es más accesible, aunque es importante optimizar el proceso para minimizar la pérdida de datos. Primeramente, es fundamental decidir qué hacer con los documentos. Tras meses digitalizando cajas de papeles, he llegado a la conclusión de que solo hay ciertos tipos de registros que realmente valen la pena conservar en físico después de haber creado una versión digital. Esto incluye documentos gubernamentales originales, acuerdos legales como testamentos o contratos de arrendamiento vigentes, así como aquellos elementos que pueden perder su significado al ser reducidos a imágenes digitales.
Una vez que hayas resuelto el destino de tus documentos, puedes comenzar el proceso de digitalización. Lo básico que necesitarás es un dispositivo móvil y una superficie plana y limpia, como una mesa. Aunque esto es suficiente, es aconsejable tener también una computadora, un método para transferir archivos (como un cable o almacenamiento en la nube), software de edición de imágenes y al menos una unidad de respaldo.
Si cuentas con una gran cantidad de papeles, podrías considerar la opción de adquirir o prestar un escáner que facilite el trabajo. Algunos escáneres están diseñados con alimentadores que permiten digitalizar varios documentos a la vez, y muchos pueden guardar las imágenes directamente en tu computadora o en la nube. Sin embargo, para el uso cotidiano, un móvil puede ser la herramienta más práctica y efectiva.
Existen tres métodos sencillos para capturar imágenes digitales de documentos utilizando tu teléfono: mediante la aplicación de cámara, una aplicación de escaneo incorporada o una aplicación de escaneo de terceros. La aplicación de cámara es ideal para capturar tarjetas y arte, mientras que las aplicaciones de escaneo suelen generar archivos PDF, siendo las más adecuadas para documentos textuales.
Al digitalizar imágenes, es crucial asegurarse de que el documento esté bien iluminado y plano, evitando sombras. Sostén tu teléfono nivelado sobre el documento sin que la sombra caiga sobre él. Puedes recortar las imágenes inmediatamente después de capturarlas para facilitar su visualización y organización.
Una vez que tengas un repositorio de documentos digitalizados, es vital hacer copias de seguridad. No es seguro confiar solamente en tu dispositivo móvil para almacenar información importante. Transfiere tus documentos a una computadora, una unidad de respaldo o almacenamiento en la nube para proteger tus archivos en caso de pérdida de datos.
Por último, la organización de tus documentos, ya sea en un dispositivo móvil, computadora o en la nube, es esencial. Establece carpetas principales, como "tarjetas" y "registros", y dentro de ellas, subcarpetas más específicas. Esto facilitará la búsqueda de archivos más adelante, ayudando a gestionar eficientemente el acumulado de documentos en tu vida sin eliminar por completo aquellos que realmente tienen valor personal.
